איך להיות יעיל יותר

5 טיפים:  יעילות בעבודה

אחד האתגרים הגדולים של בעלי עסקים הוא לתכנן טוב את יום העבודה שלהם. עסקים קטנים צריכים לעשות הכככללל בעסק. דבר שמוביל לפעמים ללחץ ועומס כך שהחלום של חיים עצמאים נטולי בוס ומרובי גמישות יכול להראות רחוק מתמיד

ריכזתי כאן 5 טיפים שעובדים לי טוב

1. לדעת להגיד לא

"בטח שאני אומרת לא" היא עונה בביטחון. "אני אומרת לא ללקוחות שאני לא רוצה לעבוד איתם" היא מוסיפה, "אני אומרת לא לאנשים שלילים שגוזלים לי את האנרגיות"
המתאמנת הותיקה שלי כבר מכירה הרבה מאוד משיטות המיקוד שלי ובכל זאת מרגישה מוצפת. מרגישה שלא שהיא בשליטה, חווה עומס בקיצור רוצה לעבור להתנהלות פרודוקטיבית יותר בעסק שלה.
ואז הבנתי שאת הטריק של- להגיד לא- היא מיישמת רק באופן חלקי. זה ברור שנלמד בשמחה לומר לא למה שאנחנו לא רוצים או למה שלא נעים לנו.
בכדי לשפר את היעילות שלנו צריך להגיד 'לא' למה שאנחנו כן רוצים!
להגיד לא לרעיון חדש שעולה לנו ולהניח אותו בצד בכדי להגשים את תוכנית העבודה שקבענו.

להגיד לא לפתיחת מיילים וגלישה בפייסבוק בזמן שברור לנו שיש משהו בעסק שצריך לעשות.
להגיד לא לבילוי חברתי כדי לעמוד במשימה שהצבנו לעצמנו
להגיד לא לטלויזיה בכדי להשלים הבטחה שנתנו ללקוח.
להגיד לא למקומות הקלים והנעימים בכדי להגשים את החלומות שלנו.

 

 

האמת היא שאחת אחת התלונות הכי נפוצות שאני שומעת מבעלי עסקים היא התחושה שמוצפים. יש כל כך הרבה מה לעשות. לפעמים זה נראה שאנחנו בפיגור תמידי. לא יודעים איך לתעדף את הדברים נשאבים למקומות שגוזלים זמן יקר ומסתובבים בתחושה של חוסר שליטה.
להגיד לא זה טריק אחד שמאפשר יעילות ותחושת שליטה אבל כדאי לזכור גם את הטיפים הבאים:

2. הגדרת מטרות

עצם ידיעת המטרות והיעדים שלנו עוזרת לנו להתמקד. ברור שלכל בעל עסק יש ידיעה של המטרות העסקיות. העניין הוא שצריך לדעת מה הן המטרות לכל יום ויום. יש לתכנן את יום המחר היום בערב. יש הבדל גדול כשמכינים את היום בבוקר של אותו יום ובין הכנת היום ערב קודם. אני בדקתי על עצמי ניסתי לתכנן יום בבוקר של אותו יום ובערב קודם וגיליתי שיש הבדלים הגדולים במיקוד, באנרגיה ובתכנון. בכל יום בערב יש לקבוע את לוח הזמן של מחר באופן מפורט. לציין מה מתכננים לעשות בכל שעה. יש לדאוג גם כמובן לזמני התרעננות.

רצוי שתהיה גם איזשהי מסגרת של תכנית שבועית קבועה. לאגד משימות דומות לימים מסויימים. למשל, ימים קבועים שנפגשים עם לקוחות, ימים קבועים שיוצאים לפגישות בחוץ וכו'

עוד על קביעת מטרות אפשר לקרוא גם כאן

 

3. קביעת תאריך לביצוע

חוק פרקינסון אומר שהעבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה.
החוק אומר שהעבודה תקח את כל הזמן שתכננתם עבורה, אם הקצבתם 3 ימים להכנת דו"ח כלשהו זה לעולם לא יסתיים בפחות זמן.

אם לא נקבע בכלל זמן לביצוע זה גם לא יקרה.
יש לקבוע קבע מועד סופי לכל המשימות והיעדים שלך, ,כדי שהם באמת יסתיימו.

רצוי לא לתת יותר זמן למשימה ממה שאמורה להיות בכדי לסיים בפחות זמן.

 

4. רשימות

רשימות עושות סדר. העברת הידע שיש במוח לרשימה מאפשר אוורור, מרחב נשימה וסדר מחשבתי. אני מעדיפה רשימות בעט ודף כיון שעצם הכתיבה הידנית גורמת לבהירות, אבל אפשר רשימה בכל פלטפורמה שנוחה.

מהרשימות יש להוציא את המשימות לTO DO LIST יומי.
הטריק שלמדתי רק לאחרונה שבכל יום יש לכתוב ברשימת המשימות לא ליותר מ 5 פרטים. זה מאפשר הגשמה מהירה יותר של הדברים מאשר רשימה אין סופית של מטלות שאף לא באמת נגמרת.
בהקשר הזה כדאי גם ליישם את חוק פרטו שאומר בקיצור ש: פחות זה יותר
חוק פרטו  טוען שרק 20% מהדברים שאנחנו עושים  יקדמו את העסק שלך באופו המהיר ביותר.
המשמעות היא שבמקום לעשות הכל. צריך להתמקד באותם דברים המהותיים לעסק ואותם לעשות. הדברים המהותיים לעסק הם תמיד יהיו אלה שמיעלים את העסק או מיצרים הכנסה. בהקשר הזה אני תמיד אומרת שיעיל יותר לעבוד באופן לינארי. נשים מנכסות לעצמן יכולות מולטיטסקיות ונהנות מהמחשבה שהן יכולות לעשות הרבה דברים במקביל. הנסיון שלי מראה אחרת. הכי יעיל זה להתחיל ולסיים בכל פעם יעד אחד ולא לעבוד סימולטנית על כמה מטרות במקביל.

 

 

 

5. תמיכה

לאחרונה פתחתי קבוצת אימון לבעלות עסקים. מדובר במפגש שבועי בו אנחנו לומדות ידע חדש ומבצעות סיעור מוחין לגבי סוגיות עסקיות בהן אנחנו נתקלות. מעבר לאווירה והחברה הנעימה שמתי לב שהנשים מתקדמות בעשייה שלהן בקצב מהיר ביותר. הסיבה היא שהן תומכות אחת בשנייה. הן מכריזות על המשימה שהן מעוניינות להשלים והקבוצה תומכת בהן עד לביצוע. כדאי להצטרף לקבוצה או ליצור בעצמך אחת כזו שתורמת לכל אחת מחבריה הקבוצה להתקדם ולהתפתח.

ומה הטריק שלך ליעילות בעבודה?

אשמח מאוד לשמוע

תגובות פייסבוק